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Effizienter Umgang mit Retouren im E-Commerce - Tipps und Tricks

Gastbeitrag von Dirk Haschke, VP Sales DACH and eCommerce Operations der Descartes Systems (Germany) GmbH

Weihnachten 2017 liegt hinter uns, die Lawine an Retouren und deren Bearbeitung ist allerdings noch im vollen Gange. Angesichts der gestiegenen Umsätze im Einzelhandel wie auch im E-Commerce Business, nahm auch die Zahl der Retouren weiter zu. Die Intensität der eingehenden Retouren trifft viele E-Commerce-Händler hart, denn der Umgang mit Retouren wird bei vielen Shopbetreibern meist noch Stiefmütterlich behandelt. Die Rückgabeerfahrung eines Kunden ist heute jedoch genauso wichtig wie seine Einkaufserfahrung. Käufer von heute erwarten Flexibilität, Komfort und Transparenz beim Rückversand. 77% der Käufer erachten laut Statista 2017 eine unkomplizierte Retoure sogar als essentiell bei der Wahl des Händlers.

Wer Retouren zukünftig verringern und das Handlung mit Retouren in Gänze vereinfachen möchte, muss wissen warum sie entstehen und wie Schwachstellen künftig vermieden werden können:

Tipp 1 Detailreiche Produktbeschreibung

Eine detaillierte Produktbeschreibung ist die Basis für eine niedrige Retourenquote. Nicht nur Herstellerinformationen sollten kommuniziert, auch Artikeleigenschaften müssen detailliert skizziert werden. Gute Produkttexte und Artikelbilder sollten die Kauferfahrung des Kunden im Laden ersetzen und mögliche Missverständnisse vermeiden. Angereichert mit FAQs, die Kunden bereits zu diesem Artikel gestellt haben und dem häufigsten Retourengrund, wird dem Kunden ein ganzheitliches Produkt-Bild ermöglicht. Zusätzliche Transparenz entsteht für den Kunden durch die Kommunikation von bisherigen Produktbewertungen und Kundenrezessionen.

Tipp 2 Kontaktaufnahme einfach gestalten

Der Kunde benötigt stets eine Möglichkeit der Kontaktaufnahme. Über die dauerhafte Anzeige der Telefonnummer oder eines Live-Chats können vom Kunden Fragen gestellt werden, die ein mögliches Reklamieren vermeiden können.

Tipp 3 Schnelle Lieferung

Hinter jedem Kauf verbirgt sich der Wunsch des Kunden, seine Bestellung möglichst schnell zu erhalten. Warten Kunden unnötig lange auf die bestellten Artikel, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie diese wieder zurücksenden und den Kauf anderweitig tätigen. Eine zügige Lieferung durch smarte Versandverfahren wie dem „Just-In-Time“ Wareneingang der E-Commerce Warenwirtschaft pixi* spart Zeit und erhöht die Chance auf glückliche Kunden und eine geringere Retourenquote. Bei diesem Prozess werden vom Lieferanten angelieferte Waren per Barcodescan erfasst und im Falle einer offenen Kundenbestellung umgehend, ohne vorherige Einlagerung der Ware, in den weiteren Versandprozess gegeben.

Tipp 4 Auf die Verpackung kommt es an

Ware und Verpackung müssen bei Lieferung einen einwandfreien Eindruck hinterlassen. Grundsätzlich gilt: Schlichte sowie stylische Verpackungen dürfen nicht beschädigt ihr Ziel erreichen. Üblicherweise senden Käufer retournierte Artikel in der gleichen Verpackung zurück, in der sie die Ware erhalten haben. Die Waren sollten daher auch den Rücktransport zum Händler unversehrt überstehen können.

Tipp 5 Mit Viel-Retournierern umgehen

Viel-Retournierer, das sind Kunden, die überprozentual viele Bestellungen zurücksenden. Zunächst können bei diesen Kunden die Zahlarten angepasst werden und anstelle des Rechnungskaufs nur noch Vorkasse, SOFORT-Überweisung und Lastschrift angeboten werden. Ein völliger Ausschluss von Kunden kann auf zweierlei Weise riskant sein: Zum einen können sich Kunden beim Kauf unterschiedlicher Produktgruppen differenziert verhalten. Zum anderen müssen sich Händler darüber bewusst sein, dass Kunden mit „Kaufverbot“ möglicherweise schlechte Rezensionen verbreiten, die sich schädlich auf das Unternehmens-Image auswirken können.

Tipp 6 Persönliche Retourenquote

In eine ähnliche Richtung zielt die „persönliche“ Retourenquote ab. Hier wird dem Käufer in seinem Kundenkonto bei jeder Bestellung die eigene Quote von Rücksendungen angezeigt. Übersteigt die Quote einen gewissen Wert, können Versand- oder Retourenkosten erhoben werden. Umgekehrt kann der Händler seinem Kunden bei einer niedrigen Quote als Belohnung und weiteren Kaufanreiz Rabattgutscheine anbieten.

Tipp 7 Sortimentsbereinigung

Um Retouren zu vermeiden, können Artikel mit einer hohen Retourenquote aus dem Sortiment entfernt werden. Diese Artikel verursachen in der Regel mehr Kosten als Gewinne. Zuvor sollte allerdings die Bestellstruktur dieser Artikel analysiert werden. Analyse-Tools können Online-Händler dabei unterstützen die richtigen Entscheidungen zu treffen. Handelt es sich bei den häufig retournierten Waren beispielsweise um „Mitbestellerartikel“, wären diese querfinanziert. Werden die Artikel aber sehr häufig in Ein-Artikel-Bestellungen geordert, bietet sich eine Sortimentsbereinigung an.

Tipp 8 Automatisiertes Retourenmanagement

Während der Retourenbearbeitung sollten die Gründe für die Rücksendungen softwarebasiert erfasst und regelmäßig ausgewertet werden. Für eine schnelle Rückerstattung sollte die eingesetzte Warenwirtschaftslösung in der Lage sein, Teilbeträge zu erstatten, Rabatte, Gutscheine oder Versandkosten abzuziehen und eine manuelle Bearbeitung zu ermöglichen. Nach Einlagerung der retournierten Artikel muss der neue Lagerbestand automatisiert im Online-Shop und in allen weiteren Verkaufskanälen aktualisiert werden, um einen schnellen Neuverkauf zu ermöglichen. So konnten Online-Shops wie calida-shop.de mittels der E-Commerce Warenwirtschaft pixi* den Zeitaufwand für die Retouren-Bearbeitung um 50% reduzieren und das bei einer steigenden Lieferschnelligkeit von bis zu 40%.

Fazit: Vermeiden lassen sich Retouren im Online-Handel nicht, da sie ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsmodells sind. Ziel muss es daher sein, die Retourenquote von vornherein so gering wie möglich zu halten. Dafür müssen die Ursachen für Rücksendungen ermittelt und aus diesen konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Smartes Retourenmanagement beginnt mit der richtigen Darstellung der Artikel im Onlineshop, einer einwandfreien Verpackung, einem schnellen Versand und einer effizienten und automatisierten Rückabwicklung die einen schnellen Wiederverkauf des Artikels ermöglicht. Die E-Commerce Warenwirtschaft und Logistiksoftware pixi* ermöglicht Kunden eine um 49% schnellere Bearbeitung der Retouren und das bei 323% mehr versendeten Paketen pro Mitarbeiter. Bereiten auch Sie sich auf das erhöhte Bestellvolumen, sowie die Versand- und Retourenprozesse während des Weihnachtsgeschäfts mit pixi* vor und starten Sie sorgenfrei in die diesjährige Weihnachtssaison.

Weitere praktische Tipps im erfolgreichen Umgang mit Retouren finden Online-Händler im Whitepaper für intelligentes Retourenmanagement im B2C E-Commerce.

Wenn aus E-Mobility Smart-Mobility und Smart-Shopping wird

geschrieben von Max Thinius, Sprecher FORUM Lebensmittel und Netzwerk Nachhaltigkeit im bevh, am 6. November 2017

Mitte September ging es durch die internationale Presse: Paris wird autofrei! Der gesamte Innenstadtbereich. Und das bis 2024 zum Start der Olympischen Spiele. Unter anderem sollen autonome Elektrofahrzeuge im Innenstadtbereich den Individualverkehr regeln.

Paris, ohnehin in seiner Struktur nie für Autos gebaut, geht damit noch einen Schritt weiter, als derzeit schon Kopenhagen. Sogar der “berüchtigte” Pariser Autobahnring soll in Teilen begrünt und zu einem Erholungsring umgebaut werden. Dahinter liegende Außenbezirke werden in neuer Form in die Stadtplanung integriert. Das sind große Vorhaben, die hier aber nur einen kleinen Ausblick geben, auf dass was uns alle in den nächsten Jahren erwartet. Auch in Berlin, Hannover, Köln, Frankfurt, Hamburg, München, Mannheim … kreuz und Quer durch alle Städte.

E-Mobility – der langsame Abschied „vom Auto“, wie wir es kannten. Gleichzeitig ein großer Schritt in Richtung neuer urbaner und soziokultureller Strukturen. Und: auch ein Umbruch in unserem alltäglichen handeln und „Handel“.

Neue Infrastrukturen und Verkehrsströme durch neue Mobilitätskonzepte

Viele Menschen werden mit ihrem E-Auto abends nach Hause kommen und es an die Ladestation anschließen. Hierfür wird eine neue Infrastruktur geschaffen. Das heißt aber auch: zunehmend entfällt der Halt oder der Weg zur Tankstelle. Das kann Auswirkungen auf das Einkaufsverhalten haben. Denn einmal zu Hause sein und nicht mehr „tanken“ zu müssen, kann in vielen Fällen dazu führen, dass man bestimmte Produkte nicht mehr „einkaufen“ fährt. Diese könnten zunehmend online bestellt werden. Vor allem auch, wenn sich Innenstädte, siehe am Beispiel Paris oder Kopenhagen, zunehmend wieder auf die Lebensqualität des Menschen statt auf die mobile Infrastruktur ausrichten.

Hier werden in den Innenstädten „Schnellstraßen“ für Fahrräder und spezielle Wege für Lieferdienste eingerichtet. Erste Shopkonzepte gibt es bereits im Innenstadtbereich in Kopenhagen, dort kann man Waren zwar kaufen, aber gar nicht erst mitnehmen. Vielmehr steht die Idee im Fokus unbeschwert durch die Innenstadt zu laufen und Waren dann später zu einem definierten Ort geliefert zu bekommen. Das ist natürlich zum Einen die Wohnadresse, kann zunehmend aber auch ein Hotel, ein Café oder per ortsabhängigem Tracking jeder Ort sein, wo der Konsument sich aufhält. Natürlich eignet sich auch hervorragend der Kofferraum eines Autos, das während des Ladevorganges auf einem Parkplatz vor der Stadt geparkt steht.

Automobile als Teil der Logistikkette im innerstädtischen, wie im Fernverkehr

Auf der anderen Seite wird es Ladestationen an Fernstraßen geben. Hier könnten sich neue Nahversorgungszentren bilden, so dass die Ladezeit genutzt wird, um zum Beispiel Arzt- oder Friseurbesuche sowie kleine Einkäufe zu tätigen. Eher kleine, da für Großeinkäufe zu wenig Zeit ist. Auch hier ist der Kofferraum eine gute Möglichkeit zur Belieferung. Denn mit dem Start des Ladevorganges und einer definierten Zeit bis zur Zielladung können logistische Konzepte ideal eingebunden werden. Natürlich wird es hierzu auch andere Logistikstandorte zur Verteilung brauchen. Diese könnten beispielsweise in der Nähe dieser neuen Nahversorgungszentren stehen und über das Tracking der Wege des Konsumenten, entsprechend vorausschauend befüllt werden.

Auch am Arbeitsplatz bieten sich Ladestationen an und Produkte könnten in den Kofferraum geliefert werden, die man in der Mittagspause kurz online eingekauft hat: Lebensmittel, Mode, Picknick fürs Wochenende, alles ist möglich. Die meisten E-Mobility Fahrzeuge werden solche Funktionen serienmäßig bieten, genauso wie Ortungsfunktionen die temporär, zum Beispiel für Logistikdienstleister (oder auch automobilen Service), freigegeben werden können. Damit müsste man theoretisch noch nicht einmal mehr einen Namen und die Adresse angeben und bekäme seine Waren geliefert.

Der Handel wird sich durch E-Mobility neuen interaktiven Möglichkeiten gegenübersehen

Automobile werden, vor allem durch die zunehmende Autonomität, zukünftig auch Arbeitsplatz, ein Ort für familiäre Freizeit, Teil des Wohnraumes, aber auch Shoppingmall, sein. Das mit dem autonomen Fahren wird noch ein wenig dauern. Auf kurzen Strecken im Stadtverkehr oder zum Beispiel im Stau, kann das aber bereits schnell umgesetzt werden. Auch wird es künftig größere Bildschirme in Automobilen geben, Tesla macht es vor.

Aber auch in einer Verbindung, von Innen nach Außen, werden Autos zu Shoppingassistenten. Möglich ist heute zum Beispiel schon, auf Autoscheiben bestimmte Segmente leicht hell hervor zu heben. Das wurde von den Entwicklern eigentlich als Sicherheitsfeature gedacht. Dort wo Gefahrensituationen auftreten können, wird die Scheibe bereits im Vorfeld leicht heller und der Blick wird gelenkt. Natürlich kann diese Technik aber auch von der Werbeindustrie eingesetzt werden. Zum Beispiel könnten über die Social-Media-Profile Vorlieben der fahrenden Personen abgerufen werden. Tauchen jetzt interessante Punkte an der Strecke auf, könnte der Blick mit dieser Technologie auch hierauf gelenkt werden. Ob das kommen wird, wissen wir nicht. Aber möglich ist es und läuft bereits im Test.

Automobile werden nicht nur elektrisch, sie werden smart. Und sie werden durch neue Technologien zunehmend anders genutzt und fahren andere Wege. Umgestaltungen in den Innenstädten, die zu mehr Lebensqualität für Menschen führen, werden dem entgegen kommen. Wenn der Individualverkehr sich in solchem Maße ändert, ändert sich auch der Handel, der einen ähnlich alltäglichen Stand in unserem Alltag hat und somit direkt verbunden ist. Dabei geht es zukünftig nicht mehr um On- und Offlinehandel. Das ist “altes” Denken. Der „neue“ Handel wird sich dem Konsumenten zunehmend mobil präsentieren sowie sich an seinem Ort und seinem Bedarf ausrichten. Bestimmte Produkte wird man in einigen Situationen gerne sofort mitnehmen, in anderen Situationen lieber automatisch geliefert bekommen. Der “Seamless Commerce” wird sich durchsetzen. Durch E-Mobility und die damit verbundenen infrastrukturellen Änderungen wird dieser Prozess in den nächsten zwei Jahren erheblich beschleunigt - zu Gunsten von neuen flexiblen Konzepten.

Sicherheit und Produktschutz, innovatives Design und Nachhaltigkeit - das war der 1. bevh-Verpackungstag

von Christian Milster, 26.10.17

Die optimale Versandverpackung muss aus Händler- und Kundensicht drei zentrale Kriterien erfüllen: 1. Sicherheit/Produktschutz, 2. Marketing und 3. Nachhaltigkeit. Genau diesen drei Aspekten hat sich der 1. bevh-Verpackungstag am 17.10.17 in Wernigerode, den der bevh in Kooperation mit THIMM Verpackung veranstaltet hat, gewidmet. Über 70 interessierte Online-Händler, Logistikdienstleister und Verpackungshersteller hörten spannende Vorträge und diskutierten offen und intensiv zum Thema „Verpackung im Online- und Versandhandel“.

Eröffnet wurde der 1. bevh Verpackungstag von Christoph Wenk-Fischer (Hauptgeschäftsführer des bevh) und mir. Wir beide haben die Veranstaltung abwechselnd moderiert und das Publikum durch das Programm und den Tag geführt.

Den Auftakt machte Christoph Wenk-Fischer mit einer Präsentation, in der er u.a. die vorläufigen Ergebnisse einer im Vorfeld der Veranstaltung durchgeführten repräsentativen Verbraucherbefragung zum Thema „Versandverpackung“ präsentierte.

Die zentralen Erkenntnisse aus der Studie:

  • • ¾ der Befragten sind mit der Verpackung zufrieden. 
  • • Produktsicherheit, Retourenfähigkeit sowie eine einfache Entsorgung sind die wichtigsten Anforderungen von Verbrauchern an die Versandverpackung. 
  • • Für ein Mehr an Produktsicherheit & Retourenfähigkeit wären Verbraucher sogar bereit, zu zahlen.
  • • Für Branding und Schönheit hingegen besteht praktisch keine Bereitschaft zu bezahlen.

Die vollständigen Studienergebnisse werden zu einem späteren Zeitpunkt publiziert.

Um 10.15 Uhr übernahm dann die THIMM Group, vertreten durch Michael Weber und Armin Spitzbarth, und zeigte gemeinsam mit dem Schweizer Versender yamo, vertreten durch Tobias Gunzenhauser, auf, wie wichtig die richtige Verpackung für einen erfolgreichen Markteintritt ist.

Danach folgte ein sehr spannender Vortrag von Vicky Giourga von HSE24, in dem sie dem Publikum tiefe Einblicke in ein umfassendes Projekt für „Innovative Verpackungslösungen bei HSE24“ gab. Zudem hat sie versprochen, bei einem eventuellen 2. bevh-Verpackungstag diesbezügliche Zahlen und Fakten zu präsentieren.

In der sich anschließenden Keynote erläuterte Lars Born von DHL die "Besondere(n) Anforderungen an die Verpackung im E-Commerce“ aus Sicht eines Logistikdienstleisters und verdeutlichte diese mit konkreten Beispielen aus dem Lebensmittel-Onlinehandel. 

Danach gab Amelie Leipprand vom Deutschen Institut für Normung (DIN) einen Überblick und nähere Informationen zu der gemeinsam vom bevh und seinem Mitglied All you need fresh initiierten DIN SPEC 91360 „Ein Temperaturkonzept für den Lebensmittel-Onlinehandel“.

Um das etwas statische Konzept von Kongressen „aufzubrechen“, ging es vor der Mittagspause auf eine (kurze) Exkursion nach Ilsenburg. Bei der dort ansässigen Christiansen Print GmbH hatten alle Teilnehmer Gelegenheit, die in Deutschland noch einmalige HP Pagewide T1100S XXL Digitaldruckmaschine etwas näher in Augenschein zu nehmen und im Rahmen einer Live-Vorführung ganz neue und extrem schnelle Möglichkeiten für individualisierte Verpackungen kennenzulernen. 

Frisch gestärkt ging es nach der Mittagspause mit einem Vortrag von Dr.-Ing. Murat Tutus vom Fraunhofer Institute for Applied Polymer Research (IAP) weiter. Herr Tutus hat sehr anschaulich ein “Praxisbeispiel (für) – natürlich konservierende Frischhaltefolie“ – am Beispiel von Käse – dargestellt. 

Im darauffolgenden Vortrag hat Herr Dr.-Ing. Thomas Maier-Eschenlohr von Landpack erörtert, dass „Ökologische Isolierverpackungen“ nicht nur praxisgerecht und sehr effizient sind, sondern auch deutlich weniger umweltbelastend produziert werden können als Herkömmliche. 

In seiner Präsentation „End of trash! – Verpackung und Kunden kehren zurück“ hat Christoph Trowitz die von RePack entwickelte Mehrweg-Verpackungslösung vorgestellt und zeigte, wie man mit einem integrierten Marketingkonzept, bei dem der eigentliche Zweck der Verpackung zum Marketinginstrument wird, Kunden wieder (in seinen Online-Shop) zurückholt. 

Welche Rolle die Verpackung konkret im Spannungsfeld als Beschützer, Markenbotschafter und Prozessoptimierer bei Zalando spielt, erläuterte Uwe Streiber (Zalando) sehr anschaulich und offen im der letzten Vortrag des Tages. 

Den krönenden Abschluss des 1. bevh-Verpackungstages bildete die ca. 40-minütige, von Kim Cheng (Geschäftsführerin des Deutsches Verpackungsinstituts) moderierte Podiumsdiskussion, in der Uwe Streiber, (Zalando), Armin Spitzbarth (THIMM Verpackung), Tobias Gunzenhauser (yamo) und Mario Hüneke (DHL Home Delivery) noch einmal intensiv die optimale Versandverpackung und alle diesbezüglichen Aspekte und Herausforderungen aus den unterschiedlichen Blickwinkeln miteinander diskutierten. 

Inhaltlich fasst Christoph Wenk-Fischer (bevh) den 1. bevh-Verpackungstag wie folgt zusammen: „Das Paket der Zukunft ist ein ansprechender und sehr individueller Markenbotschafter, ganz einfach im Handling sowie der Retourenabwicklung und schützt bei kleinstmöglichen Außenmaßen und Gewicht die Ware perfekt. Gleichzeitig vermeidet es Müll sowie Emmissionen und schont Resourcen.“

Nicht zuletzt, weil während der Vorträge und in den Pausen sehr intensiv miteinander diskutiert wurde, nahezu alle Teilnehmer bis zum Schluss geblieben, es darüber hinaus noch so viel mehr zur optimalen Versandverpackung zu berichten gibt und die Entwicklungen in diesem Bereich natürlich weitergeht, wird es schon bald den 2. bevh-Verpackungstag geben. 

Königsdisziplin E-Rechnung

geschrieben von Jana Franke am 17.08.2017

Das Non-Plus-Ultra innerhalb des elektronischen Austausches von verschiedenen Geschäftsunterlagen stellt gerade die elektronische Rechnung dar. Bei dieser müssen noch umfangreichere sowie gesetzliche Anforderungen erfüllt werden, als bei seinem Pendant in Papierform.

Bei der Aufbewahrung von Rechnungen ist zwischen Belegen in Papierform und elektronischen Belegen zu unterscheiden. Es gilt der Grundsatz, dass alle Belege zunächst in der Form aufzubewahren sind, in der diese zugegangen oder erstellt wurden. Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Abs. 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Wenn papierbasierte Originale durch elektronische Rechnungen abgelöst werden, ist es von entscheidender Bedeutung, weiterhin steuerkonform zu bleiben. E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, grundsätzlich 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres der Rechnungsausstellung aufzubewahren.

Bisher wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet wurden (Electronic Data Interchange, elektronischer Datenaustausch). Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich reduziert worden. Nunmehr können unter anderem auch Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Elektronische Belege, wie Rechnungen oder jüngst auch Kontoauszüge, sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Dies gilt auch für E-Mails, sofern diese Informationen enthalten (beispielsweise als elektronischer Handelsbrief). Reine Transport-E-Mails ohne Informationen (wenn die E-Mail lediglich den Briefumschlag ersetzt) brauchen nicht gespeichert werden. Werden Papierbelege elektronisch verarbeitet, sind diese zwingend elektronisch aufzubewahren. Bestimmte Dokumente, wie zum Beispiel Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel, sind jedoch weiterhin in Papierform zu archivieren.

Durch die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnung, E-Invoicing) können sowohl auf Seiten des Rechnungsversenders, als auch des Empfängers Kosten gesenkt und Effizienzgewinne entlang des Rechnungsprozesses generiert werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Verwaltungsvereinfachung, Bürokratieabbau, bessere Datenqualität, schnellere Abwicklung der Zahlungen sowie Förderung der ökologischen Nachhaltigkeit.

Ein wichtiger Schritt zu einer flächendeckenden Implementierung der E-Rechnung ist das am 13. Juli 2017 vom Bundeskabinett verabschiedete E-Rechnungs-Gesetz der Bundesregierung. Das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen zielt darauf, die Rechnungsstellung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch private Unternehmen in elektronischer Form zu ermöglichen. Unter Zugzwang sind zunächst die Bundesministerien und die Verfassungsorgane (ab dem 27. November 2018) und ein Jahr später, also ab dem 27. November 2019, auch die übrigen öffentlichen Auftraggeber. Diese dürfen von da an – abgesehen von definierten Ausnahmefällen – keine Papierrechnungen mehr annehmen. Für die private Wirtschaft stellt sich nicht die Frage ob, sondern wie und bis wann man auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollte.

Eine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments vom 16. April 2014 ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatisierte und elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch möglich ist. Bilddateien, eingescannte Papierrechnungen oder reine PDF stellen somit keine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie dar. Die EU-Kommission hat die zuständige Europäische Normungsorganisation CEN mit der Erarbeitung einer europäischen Norm für die Elektronische Rechnung beauftragt. Im Sinne dieser Norm wurde von der öffentlichen Verwaltung ein nationaler Verwaltungsstandard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen definiert, welcher seinerzeit auf den in der Wirtschaft bereits genutzten ZUGFeRD verweist. Eine Rechnung ist konform zum Standard XRechnung, wenn sie in Form eines XML Dokumentes ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format bietet gegenüber dem ZUGFeRD aber deutlich eingeschränkte Möglichkeiten. ZUGFeRD ist nämlich ein hybrides Format, welches sowohl den strukturierten Rechnungsdatensatz im XML-Format als auch ein menschenlesbares PDF-Abbild der Rechnung enthält. Anwender sollen die Rechnung ohne aufwendige Hilfsmittel oder Darstellungswerkzeuge lesen können. Durch die Einbettung der XML, in die PDF-Datei, ist eine eindeutige Zuordnung zwischen Abbild und Daten sichergestellt. Der Empfänger einer Rechnung im ZUGFeRD-Format entscheidet selbst: Er kann die Rechnung als PDF lesen oder die Rechnungsdaten aus der beiliegenden XML-Datei maschinell einlesen und verarbeiten. Es bleibt also abzuwarten, ob die Verwaltung auch hybride Rechnungen akzeptieren wird, deren XML-Teil alleine akzeptiert werden würde. Anderenfalls kann es noch interessant werden, wenn die öffentliche Verwaltung auch an Unternehmen und Bürger elektronische Rechnungen für Ihre Gebühren und Dienstleistungen ausstellen wird.

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Jahresbericht 2017


                                 

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