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Controlling in der Logistik – volle Transparenz bei Paket - und Speditionsrechnungen

19102017

Controlling in der Logistik – volle Transparenz bei Paket - und Speditionsrechnungen

// Tags / Logistik

verfasst von Christian Milster

Logistik 4.0 ist für Unternehmen heute nicht mehr nur ein Schlagwort, sondern auch ein Ziel. Jedoch stellt die Umsetzung für viele Unternehmen (noch) eine große Anforderung dar. Häufig werden komplexe, umständlich zu bedienende und zudem teure Lösungen angeschafft, die dann aber oft nicht voll umfänglich genutzt werden und somit keinen echten Mehrwert schaffen. 

Logistik ist ein Bereich, der in den meisten Unternehmen sehr stark oder sogar am stärksten wächst. Dementsprechend steigen auch die Transportkosten. Doch viele Unternehmen wissen häufig nicht im Detail, für welche Leistungen sie wieviel bezahlen.

Zunächst ein paar Fakten zum Thema "Transportkosten in Unternehmen":

1. Mehr als 80% aller europäischen Unternehmen zahlen zu hohe Transportkosten.

2. Gerade einmal 8% aller Unternehmen in Europa wissen, wie hoch ihre auftragsbezogenen Transportkosten sind.

Durch das stetige Exportwachstum in Europa, den damit steigenden Transportkosten bei den Unternehmen sowie Zunahme der individuellen Anforderungen an die Logistikdienstleister wird das Dickicht an Zuschlägen und Sonderregelungen leider immer undurchsichtiger. Für die Industrie ist es ein geradezu nebulöses Unterfangen, diese Kosten auf ihre Richtigkeit zu prüfen. 

Leider wird das Optimierungspotenzial bei den Logistik- und Prozesskosten häufig unterschätzt. Überhöhte Preise, eine manuelle und zeitaufwendige Rechnungsabwicklung sowie die fehlende Kostentransparenz für Aufträge und Kunden gehören zu den zentralen Herausforderungen. 

Und dabei gibt es mittlerweile entsprechende Servicelösungen, die elektronische Rechnungsabwicklung und ein begleitendes Benchmarking ermöglichen und somit eine bisher nicht gekannte Transparenz in diesem Bereich schaffen.

Ein Fallbeispiel

Die Firma Mustermüller versendet täglich mehrere Hundert Stückgut- und Paketsendungen an ihre Kunden. Die Beauftragung der Stückgutsendungen erfolgt über die Anmeldungsplattform des Spediteurs. Alternativ wird eine DFÜ mit Sendungsdaten übertragen oder andere Dokumente an den Spediteur gesendet. Paketsendungen werden ebenfalls über die Plattform des Paketdienstleisters oder per Datensatz übertragen. 

Nach einigen Tagen erreichen die Firma Mustermüller dann die Rechnungen der Speditionen und Dienstleister. Jetzt gilt es, mehrere Hundert Einzelpositionen auf den Rechnungen zu prüfen – sachlich und rechnerisch, diese zu kontieren und die Kosten auf Sendungs- und Auftragsebene korrekt zuzuordnen. 

Für die meisten Unternehmen stellt dies einen kaum zu realisierenden Arbeitsaufwand dar. Also erfolgt in vielen Fällen lediglich eine Stichprobenprüfung. Das Ergebnis ist in der Regel äußerst unbefriedigend. Verhandelte Vorteile in den Tarifen beispielsweise werden nämlich häufig nicht beachtet. 

Zum Jahresende werden die Transportkosten dann als Summe auf einem Kreditorenkonto des Dienstleisters analysiert. Mit dieser Summe, die entweder eine positive oder negative Entwicklung aufzeigen kann, versucht man dann, in Verhandlungen mit den Dienstleistern zu treten. Doch sind unter solchen Bedingungen tatsächlich positive Ergebnisse zu erwarten?

Nur Kennzahlen, Benchmarks, Reports und Auswertungen über die tatsächliche Entwicklung können eventuelle Fehlentwicklungen aufzeigen und schlussendlich zu einem positiven Ergebnis führen. 

Ein weiterer Faktor, der i.d.R. zu hohe Transportkosten verursacht, ist, dass Unternehmen mit einem kaum überschaubaren Geflecht unterschiedlichster Dienstleister zusammenarbeiten. Leistungen und Tarife sind unterschiedlich definiert und werden nicht selten ohne klare Regeln beauftragt. Beispiele sind u.a. Laufzeitvorgaben, Hebebühnenzuschläge, Währungsumrechnungen usw.. 

Dies sind nur einige der offensichtlichen Punkte, die zu überhöhten Transportkosten führen. Andere wie z.B. unterschiedliche Rabatt- und Tarifstrukturen, bei denen unklar bleibt, wie bestimmte Kostenpunkte gerundet werden oder wie das Gewicht tatsächlich bemessen wird, sind den Kunden der Spediteure oftmals nicht bekannt.

Welche zentralen Features sollte eine entsprechende Lösung also bieten?

1. Automatisierte Rechnungsprüfung

• Automatisierte Berechnung aller Logistikkosten
• Komplette elektronische Abwicklung aller Logistikvorgänge
• Digitale Verknüpfung mit dem ERP-System des Versenders
• Regelmäßige Benchmarks aller Logistikkosten im Markt- und Branchen-Vergleich
• Korrespondenz und Differenzklärung mit den Spediteuren
• Automatisiertes Gutschriftsverfahren für jeden Logistikdienstleister
• Logistik-Dashboard

2. Gutschriftsverfahren 

In der höchsten Ausbaustufe einer automatisierten Rechnungskontrolle ist auch das Gutschriftsverfahren hoch effizient. Die Abrechnung der gesamten Logistikkosten erfolgt, nicht wie bisher durch den Logistikdienstleister mittels einer Rechnung an den Versender, sondern umgekehrt: Die eingesetzte Software erstellt im Auftrag des Versenders eine Gutschrift an den Logistikdienstleister und ersetzt somit dessen Rechnung.

Der folgende Screenshot zeigt das Dashboard einer Softwarelösung (hier von HDS).

Das Management Cockpit liefert i.d.R. eine ideale Übersicht mit Kennzahlen und Grafiken (mit Periodenvergleich) sowie Zugang zu Standardreporten und individuell gestalteten Auswertungen. 

Das Dashboard ist eine umfangreiche Informationszentrale für die Betrachtung sämtlicher Logistikkosten im Unternehmen. 

Dieser Blogbeitrag wurde in Zusammenarbeit mit der HDS International Group geschrieben. 

Kontaktdaten:
HDS Consulting GmbH
Guido Händeler
Willy-Brandt-Platz 16-20 
38102 Braunschweig 

Email: g.haendeler(at)hds-consulting.com
Tel: +49 531 28875 260
Mobil: +49 151 11 55 15 10
Web: www.hds-international.group

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