Das Non-Plus-Ultra innerhalb des elektronischen Austausches von verschiedenen Geschäftsunterlagen stellt gerade die elektronische Rechnung dar. Bei dieser müssen noch umfangreichere sowie gesetzliche Anforderungen erfüllt werden, als bei seinem Pendant in Papierform.

Bei der Aufbewahrung von Rechnungen ist zwischen Belegen in Papierform und elektronischen Belegen zu unterscheiden. Es gilt der Grundsatz, dass alle Belege zunächst in der Form aufzubewahren sind, in der diese zugegangen oder erstellt wurden. Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Abs. 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Wenn papierbasierte Originale durch elektronische Rechnungen abgelöst werden, ist es von entscheidender Bedeutung, weiterhin steuerkonform zu bleiben. E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, grundsätzlich 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres der Rechnungsausstellung aufzubewahren.

Bisher wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet wurden (Electronic Data Interchange, elektronischer Datenaustausch). Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich reduziert worden. Nunmehr können unter anderem auch Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Elektronische Belege, wie Rechnungen oder jüngst auch Kontoauszüge, sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Dies gilt auch für E-Mails, sofern diese Informationen enthalten (beispielsweise als elektronischer Handelsbrief). Reine Transport-E-Mails ohne Informationen (wenn die E-Mail lediglich den Briefumschlag ersetzt) brauchen nicht gespeichert werden. Werden Papierbelege elektronisch verarbeitet, sind diese zwingend elektronisch aufzubewahren. Bestimmte Dokumente, wie zum Beispiel Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel, sind jedoch weiterhin in Papierform zu archivieren.

Durch die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnung, E-Invoicing) können sowohl auf Seiten des Rechnungsversenders, als auch des Empfängers Kosten gesenkt und Effizienzgewinne entlang des Rechnungsprozesses generiert werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Verwaltungsvereinfachung, Bürokratieabbau, bessere Datenqualität, schnellere Abwicklung der Zahlungen sowie Förderung der ökologischen Nachhaltigkeit.

Ein wichtiger Schritt zu einer flächendeckenden Implementierung der E-Rechnung ist das am 13. Juli 2017 vom Bundeskabinett verabschiedete E-Rechnungs-Gesetz der Bundesregierung. Das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen zielt darauf, die Rechnungsstellung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch private Unternehmen in elektronischer Form zu ermöglichen. Unter Zugzwang sind zunächst die Bundesministerien und die Verfassungsorgane (ab dem 27. November 2018) und ein Jahr später, also ab dem 27. November 2019, auch die übrigen öffentlichen Auftraggeber. Diese dürfen von da an – abgesehen von definierten Ausnahmefällen – keine Papierrechnungen mehr annehmen. Für die private Wirtschaft stellt sich nicht die Frage ob, sondern wie und bis wann man auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollte.

Eine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments vom 16. April 2014 ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatisierte und elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch möglich ist. Bilddateien, eingescannte Papierrechnungen oder reine PDF stellen somit keine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie dar. Die EU-Kommission hat die zuständige Europäische Normungsorganisation CEN mit der Erarbeitung einer europäischen Norm für die Elektronische Rechnung beauftragt. Im Sinne dieser Norm wurde von der öffentlichen Verwaltung ein nationaler Verwaltungsstandard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen definiert, welcher seinerzeit auf den in der Wirtschaft bereits genutzten ZUGFeRD verweist. Eine Rechnung ist konform zum Standard XRechnung, wenn sie in Form eines XML Dokumentes ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format bietet gegenüber dem ZUGFeRD aber deutlich eingeschränkte Möglichkeiten. ZUGFeRD ist nämlich ein hybrides Format, welches sowohl den strukturierten Rechnungsdatensatz im XML-Format als auch ein menschenlesbares PDF-Abbild der Rechnung enthält. Anwender sollen die Rechnung ohne aufwendige Hilfsmittel oder Darstellungswerkzeuge lesen können. Durch die Einbettung der XML, in die PDF-Datei, ist eine eindeutige Zuordnung zwischen Abbild und Daten sichergestellt. Der Empfänger einer Rechnung im ZUGFeRD-Format entscheidet selbst: Er kann die Rechnung als PDF lesen oder die Rechnungsdaten aus der beiliegenden XML-Datei maschinell einlesen und verarbeiten. Es bleibt also abzuwarten, ob die Verwaltung auch hybride Rechnungen akzeptieren wird, deren XML-Teil alleine akzeptiert werden würde. Anderenfalls kann es noch interessant werden, wenn die öffentliche Verwaltung auch an Unternehmen und Bürger elektronische Rechnungen für Ihre Gebühren und Dienstleistungen ausstellen wird.

Der fünfte und letzte Teil unserer diesjährigen bevh-Wahlprogrammanalyse sollte eine kurze Angelegenheit werden. Schon gemessen am Umfang ist mit 78 Seiten und einer Schriftgröße von 17 Pt. das Regierungsprogramm von CDU und CSU das mit Abstand kürzeste aller analysierten Programme. Und auch inhaltlich gleicht das Programm der Schwesterparteien mehr einer Erfolgsbilanz, denn einem Ausblick auf die Zukunft. Aussagen wie „Heute leben wir im schönsten und besten Deutschland, das wir je hatten.“ (S. 6) mögen dabei aus der Sicht einiger Weniger als überaus zynisch und eitel daherkommen. Die große Masse aber wird dem jedenfalls im Kern wohl zustimmen. Vermutlich auch deshalb, weil die Union erkannt hat, dass gesellschaftlicher Wohlstand kein Selbstläufer ist, sondern „wesentlich vom stetigen und nachhaltigen Wachstum unserer Wirtschaft [abhängt]“ (S. 7). Folgerichtig proklamiert die Union selbstbewusst für sich, „dass wir mehr von Wirtschaft, Wachstum und Arbeitsplätzen verstehen als andere“ (S. 10). So bleibt denn auch, anders als bei den Parteien des linken Spektrums, im Programm der Union das Gängelband für die Wirtschaft in der Schublade.

Für unsere Branche von zentraler Bedeutung sind folgende Aussagen; der Einfachheit halber im O-Ton:

- Im Zeitalter der Digitalisierung werden immer mehr Dienstleistungen über Internet-Plattformen verfügbar sein. Schon heute kaufen Millionen Bürger online: Kleidung, Bücher, Lebensmittel und vieles mehr. Hier können und müssen Europa und Deutschland besser werden als bisher, denn die meisten dieser Plattformen haben ihren Sitz in den USA oder China. Wir wollen dazu beitragen, dass große neue Plattformen, z. B. in den Bereichen vernetzte Mobilität und Gesundheit, in Deutschland neu entstehen und weltweit erfolgreich sein können. Dazu müssen wir ggf. das Kartellrecht anpassen. (S. 53) 

- Eine flächendeckende, schnelle und erschwingliche Zustellung von Briefen und Paketen bleibt ein wichtiges Standortkriterium. Bestehende Regulierungen werden wir deshalb überprüfen und gegebenenfalls anpassen. (S. 54)

- Wir wollen leistungsfähige und sichere digitale Bezahldienste. (S. 54)

- Wir wollen, dass Deutschland Logistikweltmeister bleibt. Wir werden deshalb den Güterverkehr stärken. (S. 20)

- „Superschnelles Internet“ soll bundesweit über Glasfaser und 5G verfügbar sein (S. 29, 51). 

Anstelle eines Digitalministeriums soll im Kanzleramt ein Staatsminister für „Digitalpolitik“ etabliert werden. Durch die Kanzlerin soll ein „Nationaler Digitalrat“ einberufen werden, der einen engen Austausch zwischen Politik und nationalen wie internationalen Experten der Digitalökonomie fördern soll (S. 50, Anm.: @Kanzlerin: Wir bieten gern unsere Unterstützung an!).

Wohltuend kompakt fällt im Programm der Union der Absatz zum Thema Verbraucherschutz aus. Verbraucherrechte sollen in der digitalen Welt durch „neue digitale Instrumente für den Verbraucherschutz“ gestärkt werden. Was auch immer das heißen mag. Ansonsten scheint sich bei der Union herumgesprochen zu haben, dass das Verbraucherschutzniveau hierzulande im weltweiten Vergleich einen absoluten Spitzenplatz einnimmt und verzichtet insoweit darauf, auf die populistischen Forderungen der anderen Parteien einzusteigen. Persönlich gespannt bin ich auf das in Aussicht gestellte Datengesetz, das innerhalb des durch die EU-Datenschutzgrundverordnung eröffneten Rahmens erarbeitet werden soll (S. 52).

- Auch die Ausführungen in Sachen Arbeitspolitik sind von Augenmaß geprägt:

- Wir wollen die Tarifautonomie, die Tarifpartnerschaft und die Tarifbindung stärken. (S. 16)

- Wir wollen gesetzliche Regelungen so ausgestalten, dass zusätzliche Flexibilität, Spielräume und Experimentierräume für Unternehmen entstehen, für die ein Tarifvertrag gilt oder angewendet wird, oder eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat erfolgt. (S. 16)

- Wir werden das Arbeitszeitrecht so modernisieren, dass die Tarifpartner zusätzliche Spielräume zur Flexibilisierung, wie sie die europäische Arbeitszeitrichtlinie eröffnet, im Rahmen von Tarifverträgen nutzen können. Die Gesamt-Wochenarbeitszeit erhöht sich dadurch nicht. (S. 14)

- Befristete Arbeitsverhältnisse dürfen unbefristete Arbeitsverhältnisse nicht einfach ersetzen. Deshalb werden wir offenkundige Missbräuche abstellen. (S. 14)

- Und beim Thema Mindestlohn ist der Abbau von Bürokratie gleich zu Beginn der kommenden Wahlperiode erklärtes Ziel. (S. 13)

Lässt man einmal die Selbstbeweihräucherung außen vor, präsentiert sich das Programm der Union alles in allem als optimistisch, wirtschaftsaffin und als mehr progressiv denn konservativ. Umso erstaunlicher ist es, dass das leidige und auch innerhalb der Union nicht unumstrittene Thema des Verbots des Versandhandels mit verschreibungspflichtigen Medikamenten doch den Weg in das Programm geschafft hat (S. 40). Das Aufrechterhalten dieser Forderung als Handreichung an Ewiggestrige und Besitzstandswahrer ist der einzige echte Fremdkörper im Programm der Union und steht in diametralem Gegensatz sowohl zu der sonst so technologieoffenen Grundhaltung als auch zu den an anderer Stelle im Programm proklamierten Vorzügen der Digitalisierung im Gesundheitssektor (z.B. S. 49, 55). Dem geneigten Leser will sich einfach nicht erschließen, wie das geforderte Verbot mit dem Vorsatz, die Möglichkeiten der Digitalisierung im Gesundheitswesen entschlossen nutzen zu wollen (S. 41), zusammengehen soll. Liebe Union, die Forderung nach einem Rx-Versandverbot ist ein anachronistischer Irrweg, der in seiner Umsetzung zahlreiche Menschen von der Versorgung mit z.T. lebenswichtigen Medikamenten abschneiden wird. Die Substitutionsfunktion des Versandhandels ist gerade im Bereich der medizinischen Versorgung nicht mehr hinwegzudenken. Von den verfassungsrechtlichen Bedenken, die gegen ein sakrosanktes Verbot streiten, einmal ganz abgesehen.

Auch wenn der Schluss versöhnlicher hätte ausfallen können; das war die diesjährige Analyse der Programme zu den Wahlen für den 19. Deutschen Bundestag. Was mir bleibt, ist mich dem Wahlaufruf der Union (S. 76) anzuschließen. Und bitte: Fragen Sie am Wahltag die anwesenden Wahlhelfer nicht, ob Sie Ihren Wahlzettel unterschreiben sollen. Nicht, dass am Ende Ihretwegen die Wahlen wiederholt werden müssen.

Unsere Wahlprogrammanalyse läuft weiterhin auf Hochtouren. Auch gemessen an den für unsere Branche speziell relevanten Themen kann man recht klar die politischen Lager voneinander abgrenzen. Dabei unterscheiden sich die Programme der Parteien hinsichtlich ihrer Detailtiefe und des Umfangs, in dem zu für unsere Branche wichtigen Themen Stellung bezogen wird, deutlich. Um Klarheit zumindest bei für uns zentralen Fragen zu bekommen, haben wir den Parteien auch in diesem (Wahl-)Jahr Wahlprüfsteine mit der Bitte um Beantwortung übersandt. Sinn und Zweck solcher Wahlprüfsteine ist dabei, auch solche Punkte zu adressieren, die nicht oder nicht hinreichend deutlich in den Programmen thematisiert wurden. Über die Einheitlichkeit der Befragung erreichen wird zudem eine bessere Vergleichbarkeit der Aussagen erreicht.

Unsere Wahlprüfsteine für das Wahljahr 2017 lauten:

1.    Wie positioniert sich Ihre Partei zu der Frage der Allgemeinverbindlicherklärung von Tarifverträgen nach § 5 Tarifvertragsgesetz im Bereich des Handels? Erschiene es Ihres Erachtens als rechtlich zulässig sowie als gesellschaftlich sinnvoll die sich strukturell voneinander unterscheidenden Anforderungsprofile an Beschäftigung im stationären Handel einerseits und im Online- und Versandhandel andererseits über einen einheitlich und allgemein geltenden Tarifvertrag zu regeln?

2.    Wird sich Ihre Partei für oder gegen eine Flexibilisierung des Arbeitszeit-rechts einsetzen? Ist Ihrer Einschätzung nach ein Festhalten an der gesetzlichen Höchstarbeitszeit pro Tag sinnvoll oder werden Sie sich für die Einführung einer Wochenhöchstarbeitszeit einsetzen? Sollten Ihres Erachtens Dienstleistungen im Umfeld des Handels, z.B. solche in der Logistik oder Callcenter-Serviceleistungen, an Sonn- und Feiertagen prinzipiell (weiterhin) verboten werden oder wird sich Ihre Partei für eine Lockerung bestehender Vorgaben einsetzen?

3.    Wo liegen nach Ihrer Einschätzung die Gründe für die oftmals beklagte „Verödung der Innenstädte“? Welche Gegenmaßnahmen kann der Bund Ihrer Einschätzung nach treffen und wofür wird sich Ihre Partei in diesem Zusammenhang in der 19. Wahlperiode einsetzen?

4.    Wird sich Ihre Partei dafür einsetzen, dass auch bei Gesetzgebungs-verfahren auf europäischer Ebene neue Belastungen der mittelständischen Wirtschaft nur in dem Umfang eingeführt werden dürfen, wie bisherige Belastungen abgebaut werden („one in-one out“)?

5.    Für welche konkreten legislativen Maßnahmen wird sich Ihre Partei einsetzen, um gegen den zunehmenden Missbrauch wettbewerbsrechtlicher Abmahnungen von Onlineshops durch professionelle Abmahnvereine und auf Abmahnungen spezialisierte Anwälte vorzugehen?

6.    Werden Sie sich weiterhin gegen ein Verbot des Versandhandels von verschreibungspflichtigen Medikamenten einsetzen? Über welche konkreten gesetzgeberischen Maßnahmen werden Sie die Wettbewerbsfähigkeit zwischen inländischen und ausländischen Versandapotheken sicherstellen?

Die Fragen haben wir an die Geschäftsstellen der Parteien versandt. Sowie von allen die Rückmeldungen erhalten haben, werden wir die Antworten hier im bevh-Blog synoptisch darstellen. Wir sind gespannt!